Se cerchi un template per il piano editoriale, Excel è una scelta molto versatile.
Io amo scrivere a mano ― soprattutto quando devo compilare il calendario ― ma trovo utile avere un documento-guida sempre disponibile in formato digitale. Ecco perché ho creato il mio modello personalizzato ed ecco perché ti consiglio di creare il tuo. In questo articolo condivido con te il documento che ho creato all’inizio della mia attività e che ancora utilizzo, puoi usarlo così com’è o modificarlo secondo le tue preferenze (molto più comodo che un file PDF).
Perché usare un foglio di calcolo
Usare Excel per la pianificazione editoriale ha tre vantaggi:
- Avere una visione di insieme: puoi conservare in un unico documento informazioni, bozze e calendario; inoltre, noti a colpo d’occhio la distribuzione dei contenuti;
- Modificare i fogli e i modelli: anche se Excel è un potente strumento di calcolo, per creare il piano editoriale ti bastano poche funzioni; puoi aggiungere, togliere e modificare caselle, funzioni e schede in modo semplice e veloce;
- Flessibilità: grazie alla facilità di utilizzo puoi adattare il piano all’evoluzione delle tue esigenze e modificarlo man mano che la progettazione dei contenuti lo richiede.
Se lavori in team puoi scambiare o condividere agevolmente il file, ma penso sia più utile come documento personale, anche perché non è sempre facile proteggere i dati da eventuali errori dovuti all’intervento di altre persone.
Cosa trovi in questo modello di piano editoriale Excel
Veniamo al dunque. Nel documento che ti propongo trovi sei schede, eccole spiegate di seguito:
- Analisi preliminare: prima di progettare i contenuti devi sapere da dove parti e dove vuoi arrivare; devi avere chiare le intenzioni e le motivazioni, le tue e quelle dei tuoi e delle tue clienti; non sarebbe male anche uno sguardo a ciò che fanno i competitor. Riempi la tabella fornendo quanti più dettagli possibile per delineare la situazione inziale.
- Contenuti pilastro: sono i macro-temi di cui vuoi parlare. Ho inserito cinque colonne libere (pilastro 1, pilastro 2, ecc…) che devi rinominare con i tuoi temi; non devi per forza utilizzarle tutte, ma ti consiglio di avere almeno tre contenuti pilastro e di non andare oltre i cinque. In questo modo puoi diversificare senza divagare. Sotto ogni colonna trovi lo spazio per le parole chiave: possono servire da idee per contenuti, hashtag e keyword. Ogni colonna è composta da 8 righe per segnare gli argomenti specifici di ogni pilastro, anche in questo caso non ti servono necessariamente tutte, ma se vuoi aggiungerne altre puoi farlo. Infine, ho aggiunto due ulteriori colonne per i valori e le criticità:
- i valori devono trasparire da tutta la tua comunicazione, perciò non c’è bisogno di creare contenuti specifici. Questa colonna serve da guida per caratterizzare lo stile dei temi, tuttavia potresti scegliere un ideale a cui dedicare più spazio, in base alla tua strategia;
- le criticità sono problemi, osservazioni e richieste fatte da pubblico e clienti: quando emergono è sempre bene affrontarle in modo strategico. Creando contenuti specifici basati sulle segnalazioni puoi rispondere a dubbi comuni a molte persone (anche e soprattutto a quelle che non lo dicono), puoi rimediare agli errori in modo costruttivo, puoi gestire le critiche e rinforzare la tua autorevolezza.
- Panoramica canali: scegli i dettagli della pubblicazione. La prima colonna è per la palette, che dovrebbe essere coerente per tutti i canali. Nella seconda colonna indica la piattaforma, nella terza il tipo di pubblico (età, interessi…) che ti aspetti di intercettare e nella quarta il livello di attenzione per i tuoi contenuti (chi legge un post su Instagram, per esempio, non ha lo stesso grado di interesse di chi riceve una newsletter); prosegui specificando i formati visivi e i tipi di testo, la funzione di quel contenuto per il pubblico (intrattenere, informare, coinvolgere…) e infine, decidi con quale frequenza pubblicherai.
- Ispirazione: in questa scheda inserisci spunti da sviluppare (frasi motivazionali, libri, giornate particolari, persone che segui, progetti altrui, idee immature, critiche…). Puoi aggiungere sia righe che colonne a tuo piacimento.
- Calendario: è il momento di distribuire gli argomenti specifici nelle varie piattaforme e nei giorni del mese. Questo calendario va dal primo luglio al 30 settembre 2024; puoi duplicare la scheda e avere un foglio dedicato a ogni mese, oppure puoi prolungare il calendario nello stesso foglio (ti basta selezionare l’ultima casella e trascinare verso il basso l’angolo in basso a destra, te ne accorgi perché c’è un puntino). Stessa cosa se vuoi cambiare la data: vuoi partire dal primo settembre? Modifica la data della prima casella e trascina verso il basso dall’angolo con il puntino. Invece, non modificare i nomi dei giorni e i numeri della settimana, c’è una formula che te lo dice in automatico.
- Tab decodifiche: non cancellare questo foglio e non modificarlo! Fa funzionare la formula che ti permette di sapere in automatico a quale giorno e numero della settimana corrisponde una data.
Comodo, vero?
Apri il file e dai il via alla pianificazione!
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